Πώς να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail

Αφού ονομαστεί η λειτουργία “πολλαπλή αποστολή”, η συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail σάς επιτρέπει να εισάγετε τις Επαφές Google ή μια λίστα αλληλογραφίας από τα Φύλλα Google. Στη συνέχεια, εξατομικεύστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας με ετικέτες συγχώνευσης, συμπεριλάβετε μοναδικούς συνδέσμους κατάργησης εγγραφής και απολαύστε μια απλή διαδικασία μαζικού email χρησιμοποιώντας την αγαπημένη σας εφαρμογή email.

Πώς να συγχωνεύσετε αρχεία PDF στα Windows 11

Σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail

Ας ρίξουμε μια ματιά στις απαιτήσεις λογαριασμού Google, τα όρια αποστολής και άλλες λεπτομέρειες σχετικά με τη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail.

• Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι διαθέσιμη σε συνδρομητές του Google Workspace, συμπεριλαμβανομένων των Workspace Individual, Business Standard and Plus, Enterprise Starter, Standard και Plus και Education Standard και Plus.
• Οι υποστηριζόμενοι λογαριασμοί Google Workspace έχουν ημερήσιο όριο 2.000 εξερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με τη συγχώνευση αλληλογραφίας, μπορείτε να στείλετε email έως και 1.500 παραλήπτες, κάτι που σας αφήνει 500 για άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Μπορείτε να προσθέσετε μόνο έναν παραλήπτη στο πεδίο CC ή BCC χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Απλώς έχετε υπόψη σας ότι αυτό στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη συγκεκριμένη διεύθυνση για κάθε παραλήπτη στο πεδίο Προς. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας σε 100 παραλήπτες, η διεύθυνση στο πεδίο CC λαμβάνει 100 αντίγραφα αυτού του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
• Μπορείτε να συμπεριλάβετε συνημμένα χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Ωστόσο, αυτό μετράει στον αποθηκευτικό σας χώρο. Για παράδειγμα, εάν στείλετε ένα συνημμένο 1 MB σε 100 παραλήπτες, θα χρησιμοποιήσετε 100 MB χώρου.
• Κάθε μήνυμα περιέχει έναν μοναδικό σύνδεσμο κατάργησης εγγραφής που δημιουργείται αυτόματα στο κάτω μέρος σε περίπτωση που ο συγκεκριμένος παραλήπτης δεν θέλει πλέον να λαμβάνει τα email σας.
• Εάν ένας παραλήπτης έχει προηγουμένως απεγγραφεί από τα μηνύματά σας και τα συμπεριλάβετε σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, θα δείτε μια ειδοποίηση αφού στείλετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον αριθμό των παραληπτών που δεν θα λάβουν το μήνυμα.
• Δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για απαντήσεις ή προωθήσεις ή όταν προγραμματίζετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή χρησιμοποιείτε τη λειτουργία εμπιστευτικότητας.

Πώς να προσθέσετε παραλήπτες στη συγχώνευση αλληλογραφίας στο Gmail

Ενώ μπορείτε να επιλέξετε τους παραλήπτες για το email σας μετά τη σύνταξη του μηνύματός σας, είναι καλύτερο να τους επιλέξετε εκ των προτέρων όταν χρησιμοποιείτε τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Αυτό σας ζητά στη συνέχεια με τις διαθέσιμες ετικέτες συγχώνευσης για να εξατομικεύσετε το μήνυμα.

Προσθήκη παραληπτών από τις Επαφές Google

Για να ξεκινήσετε να χρησιμοποιείτε τις Επαφές Google ως παραλήπτες, ακολουθήστε αυτά τα βήματα.

1. Επιλέξτε Σύνταξη επάνω αριστερά για να δημιουργήσετε ένα νέο email. Χρησιμοποιήστε το εικονίδιο Εμφάνιση του κύριου μενού (τρεις γραμμές) εάν δεν βλέπετε τη Σύνταξη.

2. Στο παράθυρο Σύνταξη, επιλέξτε το εικονίδιο Χρήσης συγχώνευσης αλληλογραφίας (σύμβολο επαφής) στη δεξιά πλευρά του πεδίου Προς και επιλέξτε το πλαίσιο για Συγχώνευση αλληλογραφίας .

3. Στη συνέχεια, μπορείτε να αρχίσετε να πληκτρολογείτε τα ονόματα των παραληπτών σας και να τα επιλέξετε από τις προτάσεις ή να επιλέξετε το σύνδεσμο Προς και επιλέξτε παραλήπτες από το παράθυρο Επιλογή επαφών.

Προσθήκη παραληπτών από τα Φύλλα Google

Για να εισαγάγετε παραλήπτες από τα Φύλλα Google, ξεκινήστε βεβαιωθείτε ότι το φύλλο σας έχει ρυθμιστεί σωστά.

• Όλες οι πληροφορίες παραλήπτη πρέπει να βρίσκονται στην πρώτη καρτέλα του υπολογιστικού φύλλου.
• Κάθε παραλήπτης και τα στοιχεία του πρέπει να βρίσκονται σε ξεχωριστή σειρά.
• Χρησιμοποιήστε κεφαλίδες στηλών μόνο κειμένου για να προσδιορίσετε τις ετικέτες συγχώνευσης. Εάν μια κεφαλίδα περιέχει έναν ειδικό χαρακτήρα, η ετικέτα συγχώνευσης προσδιορίζεται από το γράμμα της στήλης αντί, για παράδειγμα, @A για τη στήλη A.

Εάν το φύλλο σας είναι έτοιμο, επιλέξτε Σύνταξη επάνω αριστερά στο Gmail για να δημιουργήσετε το μήνυμα.

1. Επιλέξτε το εικονίδιο Χρήση συγχώνευσης αλληλογραφίας στη δεξιά πλευρά του πεδίου Προς και επιλέξτε το πλαίσιο για Συγχώνευση αλληλογραφίας . Στη συνέχεια, επιλέξτε Προσθήκη από ένα υπολογιστικό φύλλο .

2. Στο παράθυρο που εμφανίζεται, χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Google Drive στο επάνω μέρος για να εντοπίσετε και να επιλέξετε το Φύλλο Google. Στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Εισαγωγή κάτω δεξιά.

3. Στο επόμενο παράθυρο, χρησιμοποιήστε τα αναπτυσσόμενα πλαίσια για να επιλέξετε τα ονόματα στηλών που περιέχουν τα στοιχεία των παραληπτών για τις ετικέτες συγχώνευσης. Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να δείτε μόνο αναπτυσσόμενα πλαίσια για Email, Όνομα και Επώνυμο. Ωστόσο, θα δείτε ετικέτες συγχώνευσης διαθέσιμες στο email για τις άλλες λεπτομέρειες στο φύλλο σας.

4. Επιλέξτε Τέλος και θα επιστρέψετε στο παράθυρο Σύνταξη με το όνομα του φύλλου στο πεδίο Προς .

Συμβουλή : Εάν η λίστα παραληπτών σας βρίσκεται στο Excel, δείτε τρόπους μετατροπής του αρχείου Excel σε Φύλλα Google για τη συγχώνευση αλληλογραφίας.

Πώς να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες συγχώνευσης στο email σας

Μόλις προσθέσετε τους παραλήπτες σας στη συγχώνευση αλληλογραφίας, θα έχετε τις ετικέτες συγχώνευσης διαθέσιμες για χρήση.

Από αυτό το γράψιμο:

• Εάν προσθέσετε παραλήπτες από τις Επαφές Google, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για το όνομα, το επώνυμο ή το πλήρες όνομα, καθώς και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

• Εάν προσθέσετε παραλήπτες από τα Φύλλα Google, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ετικέτες για τις κεφαλίδες στηλών στο υπολογιστικό φύλλο σας.

Προσθήκη ετικέτας συγχώνευσης

Για να προσθέσετε μια ετικέτα στο email σας, πληκτρολογήστε το σύμβολο @ (At) με το όνομα της ετικέτας ή επιλέξτε την ετικέτα από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται.

Μπορείτε να προσθέσετε τις ετικέτες στα περισσότερα οπουδήποτε στο μήνυμά σας, εκτός από τη γραμμή θέματος του email και εντός κειμένου με υπερσύνδεσμο.

Προεπισκόπηση μιας ετικέτας συγχώνευσης

Εάν είστε περίεργοι πώς εμφανίζονται οι λεπτομέρειες μετά την εισαγωγή μιας ετικέτας συγχώνευσης, μπορείτε εύκολα να δείτε μια προεπισκόπηση.

1. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από μια ετικέτα συγχώνευσης στο μήνυμά σας και επιλέξτε Προεπισκόπηση .

2. Στη συνέχεια, θα εμφανιστεί ένα παράθυρο που δείχνει κάθε παραλήπτη και τις αντίστοιχες λεπτομέρειες για αυτήν την ετικέτα. Εάν έχετε πολλούς παραλήπτες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την Αναζήτηση στο επάνω μέρος για να τους βρείτε.

3. Επιλέξτε ΟΚ όταν τελειώσετε και θα επιστρέψετε στο παράθυρο Σύνταξη.

Συμπεριλάβετε μια προεπιλεγμένη τιμή για μια ετικέτα συγχώνευσης

Μπορείτε επίσης να ορίσετε προεπιλεγμένες τιμές στις ετικέτες συγχώνευσης. Αυτό είναι χρήσιμο εάν από έναν παραλήπτη λείπει η λεπτομέρεια που προσπαθείτε να προσθέσετε. Για παράδειγμα, εάν εισαγάγετε την ετικέτα συγχώνευσης First Name και ένας παραλήπτης δεν έχει καταχωρημένο όνομα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προεπιλεγμένη λέξη ή φράση.

Για να προσθέσετε μια προεπιλεγμένη τιμή, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ετικέτα συγχώνευσης στο email σας και επιλέξτε Ορισμός προεπιλεγμένης τιμής .

Προσθέστε τη λέξη ή τη φράση στο πλαίσιο που εμφανίζεται και επιλέξτε Αποθήκευση .

Για οποιονδήποτε παραλήπτη δεν έχει τις πληροφορίες, η ετικέτα συγχώνευσης στο email θα αντικατασταθεί με την προεπιλεγμένη τιμή.

Προεπισκόπηση και αποστολή του email σας

Όταν ολοκληρώσετε τη δημιουργία της συγχώνευσης αλληλογραφίας σας στο Gmail, θα μπορείτε να κάνετε προεπισκόπηση του μηνύματος προτού το στείλετε. Αυτό σας επιτρέπει να βλέπετε το email όπως θα το κάνουν οι παραλήπτες σας, έτσι ώστε, εάν χρειαστεί να κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές, να μπορείτε να το κάνετε πριν πατήσετε το κουμπί Αποστολή.

1. Όταν είστε έτοιμοι, επιλέξτε Συνέχεια στο κάτω μέρος του παραθύρου Σύνταξη.

2. Θα δείτε ένα αναδυόμενο μήνυμα με σύντομες λεπτομέρειες σχετικά με την ανεπιθύμητη αλληλογραφία κατά την αποστολή μαζικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιλέξτε Μάθετε περισσότερα για πρόσθετες πληροφορίες και, στη συνέχεια, το Κατάλαβα για να συνεχίσετε.

3. Στη συνέχεια, θα δείτε ένα άλλο αναδυόμενο παράθυρο που θα σας δείχνει τον αριθμό των παραληπτών στους οποίους στέλνετε το email και μια επιλογή για να δείτε μια προεπισκόπηση. Επιλέξτε Αποστολή προεπισκόπησης .

Θα λάβετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την ένδειξη “Δοκιμαστικό μήνυμα” στα εισερχόμενά σας μέσα σε λίγα λεπτά. Οι ετικέτες συγχώνευσης θα συμπληρωθούν με τον πρώτο παραλήπτη στη λίστα σας ή την προεπιλεγμένη τιμή εάν υπάρχει.

Αφού ελέγξετε την προεπισκόπηση, μπορείτε να επιστρέψετε στο παράθυρο Σύνταξη για να κάνετε τις προσαρμογές που θέλετε. Όταν είστε έτοιμοι να στείλετε το email, ακολουθήστε τα ίδια βήματα και επιλέξτε Αποστολή όλων στο παράθυρο Έτοιμο για αποστολή.

Μπορείτε να βρείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου συγχώνευσης αλληλογραφίας που στέλνετε στον φάκελο “Απεσταλμένα” όπως κάθε άλλο email που αποστέλλεται.

Κάντε εύκολα τα email με το Gmail Mail Merge

Όταν χρειάζεται να στείλετε ένα ενημερωτικό δελτίο, μια ανακοίνωση ή άλλο email σε μια μάζα, θυμηθείτε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας στο Gmail. Με τη δυνατότητα εισαγωγής επαφών από τα Φύλλα Google, χρήσης πεδίων συγχώνευσης για εξατομικευμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και προεπισκόπησης του μηνύματος πριν το στείλετε, όλα αυτά χωρίς πρόσθετο συγχώνευσης αλληλογραφίας τρίτου μέρους, η διαδικασία δεν θα μπορούσε να είναι ευκολότερη.

Διαβάστε επίσης:Πώς να συγχωνεύσετε εύκολα φακέλους στα Windows 11

Πώς να συγχωνεύσετε εύκολα φακέλους στα Windows 11

Πώς να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε ετικέτες στις Επαφές Google

Κατεβάστε την εφαρμογή Gmail για υπολογιστή