Το υβριδικό μοντέλο εργασίας έχει αναδειχθεί ως αλλαγή παιχνιδιού για επιχειρήσεις που θέλουν να επιτύχουν περισσότερα με λιγότερα. Το υβριδικό σύστημα επιτρέπει στις επιχειρήσεις να δημιουργούν παγκόσμιες ομάδες σε πολλές τοποθεσίες χωρίς να επενδύουν σε επιπλέον χώρο και υποδομή. Τα μέλη της ομάδας μπορούν περιστασιακά να επισκέπτονται φυσικές επισκέψεις για ειδικές εκδηλώσεις και συναντήσεις.
Σύμφωνα με έρευνα της Accenture του 2021, το 83% των εργαζομένων δήλωσαν ότι προτιμούν ένα υβριδικό μοντέλο εργασίας. Παρόλο που τα πράγματα επανέρχονται σε καλό δρόμο μερικά χρόνια αργότερα, οι εργοδότες και οι εργαζόμενοι εξακολουθούν να συμπαθούν καλύτερα το μοντέλο λόγω της απόδοσης, της παραγωγικότητας και της ευελιξίας του.
Ενώ τα πάντα για ένα υβριδικό εργατικό δυναμικό ακούγονται υπέροχα, οι ιδιοκτήτες επιχειρήσεων μπορεί να δυσκολεύονται με το κομμάτι της διαχείρισης επισκεπτών. Ίσως χρειαστεί να το ευθυγραμμίσετε εκ νέου για να διαχειριστείτε την εισροή υβριδικών εργαζομένων που κάνουν check-in σπάνια. Μπορεί να είναι δύσκολο για μεγάλους οργανισμούς με μεγάλη καθημερινή κίνηση.
Ευτυχώς, μπορείτε να εφαρμόσετε μερικές αλλαγές στο τρέχον σύστημά σας για να καλύψετε την πρόσθετη ροή τις πιο πολυσύχναστες ημέρες. Ακολουθούν μερικές χρήσιμες συμβουλές διαχείρισης επισκεπτών για υβριδικούς χώρους εργασίας.
Υιοθετήστε μια λύση που βασίζεται σε σύννεφο
Γνωρίζατε ότι η αγορά εφαρμογών cloud εκτιμάται σε πάνω από 150 δισεκατομμύρια δολάρια; Οι επιχειρήσεις ξοδεύουν πολλά χρήματα σε αυτές τις λύσεις επειδή προσφέρουν απλότητα και ευελιξία αυτοματοποιώντας τις βασικές λειτουργίες. Βασισμένο σε σύννεφο λογισμικό διαχείρισης επισκεπτών είναι μια εξαιρετική επένδυση για υβριδικές εταιρείες. Οι λύσεις cloud παρέχουν προσβασιμότητα από οπουδήποτε, επιτρέποντάς σας να χειρίζεστε δεδομένα και πρωτόκολλα από απόσταση.
Σύμφωνα με τον Greetly, οι λύσεις που βασίζονται σε cloud προσφέρουν ευελιξία με χαμηλό κόστος, καθώς δεν χρειάζεστε ακριβό υλικό για να τις θέσετε σε λειτουργία. Με μια διαδικασία ψηφιακού check-in, είναι εύκολο να παρακολουθείτε τις ώρες εισόδου και εξόδου όλων, συμπεριλαμβανομένων των υβριδικών εργαζομένων. Ξέρετε ακριβώς ποιος μπαίνει και φεύγει και πόσο χρόνο ξοδεύουν στο χώρο.
Εφαρμογή λειτουργιών φιλικών προς κινητά
Όταν εργάζεστε με υβριδικούς υπαλλήλους, δεν μπορείτε να περιμένετε να περιορίζονται στα γραφεία τους. Επίσης, μπορεί να μην έχουν καθορίσει ημέρες και ώρες παρουσίας στο γραφείο. Δεν μπορείτε να βασιστείτε σε παραδοσιακές διαδικασίες check-in για την καταγραφή των δεδομένων τους. Ένα φιλικό προς κινητά σύστημα διαχείρισης επισκεπτών είναι η καλύτερη λύση για τη διαχείριση της πολυπλοκότητας των δεδομένων για υβριδικούς εργαζόμενους.
Οι λειτουργίες φιλικές προς κινητά δημιουργούν μια απρόσκοπτη διεπαφή που επιτρέπει στους υπαλλήλους να εγγραφούν και να κάνουν check in από οπουδήποτε. Μπορείτε να επιλέξετε ανταποκρινόμενες διεπαφές ιστού ή εφαρμογές για κινητά για να διαχειριστείτε τη ροή εργασίας των επισκεπτών μέσω smartphone. Αυτά τα χαρακτηριστικά μειώνουν τα φυσικά σημεία επαφής και βελτιώνουν τη συνολική απόδοση.
Διευκόλυνση της προεγγραφής και της εξ αποστάσεως έγκρισης
Η προσαρμογή του συστήματος διαχείρισης επισκεπτών σας για ένα υβριδικό εργατικό δυναμικό αφορά επίσης την εφαρμογή διαδικασιών προεγγραφής και απομακρυσμένης έγκρισης. Με αυτά τα χαρακτηριστικά, υβριδικοί εργάτες μπορεί να εγγραφεί εκ των προτέρων και να παρέχει τις βασικές λεπτομέρειες και τεκμηρίωση ηλεκτρονικά. Ένας διορισμένος διευθυντής ελέγχει αυτά τα έγγραφα και δίνει εξ αποστάσεως έγκριση στον υπάλληλο.
Η προέγκριση διασφαλίζει την ομαλή είσοδο για αυτά τα υβριδικά μέλη του προσωπικού. Εξοικονομεί χρόνο και τους δίνει τη δυνατότητα να αρχίσουν να εργάζονται νωρίτερα παρά αργότερα. Επιπλέον, λιγότερα σημεία επαφής κατά το check-in συμβάλλουν σε μια ασφαλέστερη διαδικασία σε ένα υβριδικό περιβάλλον.
Ενσωμάτωση με Εργαλεία Συνεργασίας
Η απρόσκοπτη συνεργασία και επικοινωνία μεταξύ εργαζομένων και ομάδων είναι ουσιαστικής σημασίας για την επιτυχία των υβριδικών μοντέλων εργασίας. Εξετάστε το ενδεχόμενο να ενισχύσετε το VMS σας ενσωματώνοντάς το με εργαλεία συνεργασίας όπως το Slack ή το Microsoft Teams. Μπορείτε να κάνετε το επιπλέον μίλι προσθέτοντας μια εσωτερική πλατφόρμα ανταλλαγής μηνυμάτων στο σύστημα.
Ο συνδυασμός ενημερώνει τους εργαζόμενους με ειδοποιήσεις σε πραγματικό χρόνο για τις αφίξεις επισκεπτών. Οι εργαζόμενοι στο γραφείο και οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι μπορούν να συντονιστούν αποτελεσματικά όταν βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Μπορούν επίσης να προσαρμόσουν τα ραντεβού των επισκεπτών, μειώνοντας τον διοικητικό φόρτο για όλους.
Ενίσχυση των πρωτοκόλλων ασφαλείας
Σύμφωνα με στατιστικά στοιχεία του FBI, περισσότερες από 6,5 εκατομμύρια περιπτώσεις εγκλημάτων ιδιοκτησίας αναφέρθηκαν το 2022. Η διατήρηση ισχυρής φυσικής ασφάλειας είναι πρωταρχικής σημασίας για όλες τις επιχειρήσεις, επειδή είναι ο μόνος τρόπος για να διασφαλίσουν τα φυσικά και ψηφιακά τους περιουσιακά στοιχεία. Η ασφάλεια είναι ακόμη πιο κρίσιμη σε υβριδικά περιβάλλοντα εργασίας όπου η φυσική παρουσία παρουσιάζει διακυμάνσεις.
Αξιολογήστε και ενημερώστε τα πρωτόκολλα ασφαλείας του συστήματος διαχείρισης επισκεπτών σας για να διασφαλίσετε ότι ευθυγραμμίζεται με το εξελισσόμενο τοπίο απειλών. Χαρακτηριστικά όπως αναγνώριση προσώπου, ο έλεγχος ταυτότητας δύο παραγόντων και η σάρωση κώδικα QR προσθέτουν επιπλέον επίπεδα ασφάλειας στη διαδικασία επαλήθευσης της ταυτότητάς σας. Μπορείτε επίσης να ενσωματώσετε το VMS σας με συστήματα ελέγχου πρόσβασης για να αποτρέψετε την είσοδο μη εξουσιοδοτημένων ατόμων.
Η κατώτατη γραμμή
Η προσαρμογή του συστήματος διαχείρισης επισκεπτών στις απαιτήσεις ενός υβριδικού περιβάλλοντος εργασίας απαιτεί κάποια προσπάθεια. Ωστόσο, αξίζει τον κόπο γιατί τα σωστά μέτρα εξασφαλίζουν ευελιξία, ασφάλεια και αποτελεσματικότητα ολόκληρου του συστήματος.
Βελτιώνει τη συνολική εμπειρία των εργαζομένων που επισκέπτονται τον χώρο εργασίας σας και δίνει τη δυνατότητα στο προσωπικό του γραφείου να συνεργάζεται μαζί τους από τη στιγμή της άφιξης. Μια αβίαστη διαδικασία βοηθά όλους να επικεντρωθούν στην παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα αντί να ανησυχούν για την είσοδο και την έξοδο από τις εγκαταστάσεις.
Διαβάστε επίσης :Μέθοδοι έρευνας χρηστών του Google Analytics
Γιατί το Hybrid Cloud Infrastructure αλλάζει το παιχνίδι;
