Οδηγός ειδικών για τη διαχείριση αποθηκευτικού χώρου και κρυφών αρχείων

• Η ταξινόμηση πληροφοριών (εμπιστευτικών, εσωτερικών, δημόσιων) και η συμμόρφωση με τις νομικές υποχρεώσεις διατήρησης αποτελούν τη βάση για ένα ασφαλές και οργανωμένο αρχείο.
• Ο συνδυασμός ενός γραφείου χωρίς χαρτιά, σαφούς δομής φακέλων, σαφώς καθορισμένων δικαιωμάτων χρήστη και στρατηγικής χρήσης του cloud μειώνει τους κινδύνους και βελτιώνει σημαντικά την παραγωγικότητα.
• Ο έλεγχος του χώρου αποθήκευσης (ειδικά στο Gmail και στα κοινόχρηστα cloud), η αυτοματοποίηση των εκκαθαρίσεων και η εφαρμογή τακτικών αντιγράφων ασφαλείας αποτρέπει την απώλεια δεδομένων και τις κρίσεις αποθήκευσης.
• Η ανάθεση της διαχείρισης εγγράφων σε εξειδικευμένα προφίλ και η διατήρηση ενεργών πολιτικών ασφάλειας και προστασίας δεδομένων μετατρέπει το αρχείο σε ανταγωνιστικό πλεονέκτημα και όχι σε πρόβλημα.

Το περιεχόμενο αυτού του σεναρίου δημιουργείται αυστηρά για εκπαιδευτικούς σκοπούς. Η χρήση γίνεται με δική σας ευθύνη.

Η σωστή διαχείριση του χώρου αποθήκευσης και των κρυφών αρχείων δεν είναι πλέον προαιρετική, ούτε για τις επιχειρήσεις ούτε για τους προχωρημένους χρήστες. Καθημερινά δημιουργούμε τιμολόγια, φωτογραφίες, αντίγραφα ασφαλείας, νομικά έγγραφα, email με τεράστια συνημμένα και προσωπικά δεδομένα που, αν δεν οργανωθούν αποτελεσματικά, καταλήγουν σε χάος… ή σε σοβαρό κίνδυνο ασφαλείας.

Επιπλέον, το πρόβλημα δεν είναι μόνο ο χώρος αποθήκευσης : υπάρχει επίσης η παραγωγικότητα (δεν μπορείτε να βρείτε τίποτα όταν το χρειάζεστε), η συμμόρφωση με τους κανονισμούς (GDPR, εμπορικές και φορολογικές υποχρεώσεις), η εμπιστευτικότητα και, φυσικά, το κόστος της αποθήκευσης στο cloud, των σκληρών δίσκων και των αντιγράφων ασφαλείας γεμάτα με αρχεία που κανείς δεν χρησιμοποιεί. Σε αυτόν τον οδηγό, θα εξετάσουμε προσεκτικά τον τρόπο ταξινόμησης πληροφοριών, τον τρόπο αποθήκευσής τους τοπικά και στο cloud, τον τρόπο χειρισμού κρυφών φακέλων και αρχείων και τις πολιτικές που χρειάζεστε για να αποτρέψετε την ανεξέλεγκτη έξοδο ολόκληρου του συστήματος.

Τύποι πληροφοριών και επίπεδα ασφάλειας

Πριν ξεκινήσετε να δημιουργείτε φακέλους και να αγοράζετε χώρο αποθήκευσης στο cloud με τρελό τρόπο, πρέπει να είστε σαφείς σχετικά με το είδος των πληροφοριών που διαχειρίζεστε και το επίπεδο προστασίας που απαιτείται . Δεν είναι όλα τα αρχεία εξίσου σημαντικά.

Μια πολύ πρακτική ταξινόμηση για κάθε επιχείρηση κάνει διάκριση μεταξύ εμπιστευτικών, εσωτερικών και δημόσιων πληροφοριών . Κάθε κατηγορία υποδεικνύει το επίπεδο ασφάλειας, ποιος μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτές και τον τρόπο αποθήκευσής τους.

• Εμπιστευτικό : Αυτό περιλαμβάνει ιδιαίτερα ευαίσθητα δεδομένα (προσωπικά στοιχεία εργαζομένων και πελατών, ιστορικό απασχόλησης, μισθοδοσία, ιδιωτικά συμβόλαια, διαπιστευτήρια, λεπτομερείς οικονομικές πληροφορίες, κρίσιμη νομική τεκμηρίωση κ.λπ.). Η πρόσβαση σε αυτά τα δεδομένα πρέπει να είναι αυστηρά περιορισμένη , με ελέγχους δικαιωμάτων, κρυπτογράφηση και καταγραφή πρόσβασης. Η κοινοποίηση αυτού του τύπου δεδομένων σε τρίτους χωρίς ρητή εξουσιοδότηση (και χωρίς νομική βάση) αποτελεί ωρολογιακή βόμβα, τόσο από νομικής άποψης όσο και από άποψη φήμης.
• Εσωτερική : Τεκμηρίωση απαραίτητη για την καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης, η οποία όμως δεν χρειάζεται να είναι ορατή στον έξω κόσμο. Αυτό περιλαμβάνει εσωτερικές διαδικασίες, εγχειρίδια, πρωτόκολλα εργασίας , τεκμηρίωση έργου, πολιτικές ασφαλείας, πρακτικά εσωτερικών συναντήσεων, αναφορές προόδου κ.λπ. Γενικά, κοινοποιούνται μόνο μεταξύ υπαλλήλων ή συνεργατών, αλλά δεν θα πρέπει να αφήνουν τον οργανισμό χωρίς τον κατάλληλο έλεγχο.
• Δημόσιο : πληροφορίες που έχουν σχεδιαστεί για να είναι ορατές: περιεχόμενο ιστού, αναρτήσεις ιστολογίου, φυλλάδια πωλήσεων, υλικό μάρκετινγκ, φυλλάδια, δελτία τύπου , επικοινωνίες μέσω κοινωνικών μέσων, δημόσιες καμπάνιες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κ.λπ. Απαιτεί το ελάχιστο επίπεδο ασφάλειας, αν και εξακολουθεί να συνιστάται να διατηρείται οργανωμένο για να αποφευχθεί η υπερβολή.

Ανάλογα με τον τύπο των δεδομένων, η εταιρεία θα πρέπει να εφαρμόσει διαφορετικά κριτήρια προστασίας : από εξαιρετικά ασφαλείς, κρυπτογραφημένους φακέλους έως δημόσια αποθετήρια ή υλικό προς λήψη. Αυτή η ταξινόμηση ευθυγραμμίζεται πλήρως με τις απαιτήσεις του GDPR και τη βασική λογική ασφαλείας: όσο πιο ευαίσθητες είναι οι πληροφορίες, τόσο περισσότερα επίπεδα ελέγχου πρέπει να εφαρμόσετε.

• Δες επίσης: Μια συλλογή από κύρια κόλπα κρυμμένα στο μενού προγραμματιστών

Νομικές υποχρεώσεις για τη διατήρηση εγγράφων

Στον επιχειρηματικό κόσμο, δεν διατηρείτε αρχεία μόνο για διασκέδαση. Υπάρχουν έγγραφα που είστε νομικά υποχρεωμένοι να τα φυλάσσετε για χρόνια, τόσο λόγω εμπορικών όσο και φορολογικών κανονισμών, καθώς και άλλα που απαιτούν μακροπρόθεσμη διατήρηση για όσο διάστημα υπάρχει η επιχείρηση.

Στον εμπορικό τομέα, το Άρθρο 30 του Εμπορικού Κώδικα απαιτεί από τις επιχειρήσεις να τηρούν βιβλία, αλληλογραφία, έγγραφα και δικαιολογητικά που σχετίζονται με την επιχείρησή τους για έξι έτη από την ημερομηνία της τελευταίας καταχώρισης, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά. Αυτό περιλαμβάνει λογιστικά βιβλία, πρακτικά, βιβλία πρακτικών εταιρειών κ.λπ.

Σε φορολογικά θέματα, ο Γενικός Φορολογικός Νόμος (συγκεκριμένα το Άρθρο 29 και τα Άρθρα 66 έως 70) ορίζει ότι τα λογιστικά βιβλία και άλλα φορολογικά βιβλία ή αρχεία (Φόρος Εισοδήματος Φυσικών Προσώπων, ΦΠΑ, Φόρος Εισοδήματος Εταιρειών κ.λπ.) πρέπει γενικά να φυλάσσονται για την περίοδο παραγραφής της φορολογικής υποχρέωσης, συνήθως τέσσερα χρόνια . Κατά τη διάρκεια αυτής της περιόδου, οι Φορολογικές Αρχές μπορούν να εξετάσουν και να επαληθεύσουν αυτές τις πληροφορίες, επομένως η πρόωρη απόρριψή τους αποτελεί σοβαρό λάθος.

Επιπλέον, ορισμένα έγγραφα πρέπει να φυλάσσονται καθ’ όλη τη διάρκεια ζωής της επιχείρησης : βιβλία επισκεπτών, ορισμένες εκθέσεις επιθεώρησης, καταστατικό, τροποποιήσεις απογραφής, έγγραφα μητρώου, έγγραφα φορολογικής ταυτότητας (CIF/NIF) και, γενικά, οτιδήποτε αποδεικνύει την ύπαρξη και τη νομική εξέλιξη της εταιρείας.

Υπάρχουν επίσης συγκεκριμένες υποχρεώσεις σχετικά με τα προγράμματα υπολογιστών, τα αρχεία και τα αρχεία που υποστηρίζουν τις λογιστικές και φορολογικές δηλώσεις. Αυτά πρέπει να αποθηκεύονται με τρόπο που να διασφαλίζει ότι τα δεδομένα είναι προσβάσιμα και αναγνώσιμα, ακόμη και αν είναι κρυπτογραφημένα ή κωδικοποιημένα, και πρέπει να μπορούν να μετατραπούν σε αναγνώσιμη μορφή κατόπιν αιτήματος των φορολογικών αρχών.

Επιπλέον, υπάρχει μια δεύτερη ομάδα εγγράφων που φυλάσσετε προς όφελός σας : σχέσεις με πελάτες και προμηθευτές, εμπορικές συμβάσεις, προϋπολογισμοί, έργα, αναφορές, εγχειρίδια, ερωτηματολόγια, εσωτερικές διαδικασίες, υλικό μάρκετινγκ κ.λπ. Δεν υπάρχει πάντα νομική υποχρέωση να τα φυλάσσετε, αλλά από λειτουργικής άποψης, είναι προς το συμφέρον σας να τα φυλάσσετε σωστά αρχειοθετημένα.

Διαχείριση και αρχειοθέτηση εγγράφων: γιατί είναι το κλειδί για την παραγωγικότητά σας

Οι περισσότεροι επαγγελματίες και εταιρείες αντιμετωπίζουν το ίδιο πρόβλημα: βουνά από χαρτιά, χαοτικούς ψηφιακούς φακέλους και διπλότυπα έγγραφα . Αυτό μεταφράζεται σε σπατάλη χρόνου, άγχος και κακή λήψη αποφάσεων.

Η διαχείριση εγγράφων, είτε πρόκειται για έντυπα είτε για ψηφιακά αρχεία, θα πρέπει να ακολουθεί μια σαφή και απλή διαδικασία . Αυτή η διαδικασία καθορίζει τι αρχειοθετείται, πώς ταξινομείται, ποιος το κάνει, πού αποθηκεύεται και για πόσο χρονικό διάστημα διατηρείται. Η διαφορά μεταξύ του “Δεν μπορώ να βρω τίποτα” και του “Θα το έχω σε 10 δευτερόλεπτα” έγκειται σε αυτήν τη διαδικασία.

Όσον αφορά τους φυσικούς πόρους, ένα αρχείο που βασίζεται αποκλειστικά σε φακέλους και αρχειοθήκες από το Α έως το Ω έχει σαφή μειονεκτήματα: χαμένα έγγραφα, υπερβολικό κόστος χώρου και υποδομής, αργούς χρόνους αναζήτησης, δυσκολία στην κοινή χρήση και περιορισμένη ευελιξία. Με τον τρέχοντα όγκο τεκμηρίωσης, η συνέχιση της αποκλειστικής εξάρτησης από το χαρτί αποτελεί συνταγή για καταστροφή.

Γι’ αυτόν τον λόγο, όλο και περισσότερες επιχειρήσεις στρέφονται προς ένα γραφείο χωρίς χαρτιά , όπου η σχετική τεκμηρίωση ψηφιοποιείται, ταξινομείται και αποθηκεύεται σε ηλεκτρονικά συστήματα (τοπικά, δικτυωμένα ή στο cloud) με σαφή δομή, γρήγορες αναζητήσεις, έλεγχο δικαιωμάτων και αυτοματοποιημένα αντίγραφα ασφαλείας.

Γραφείο χωρίς χαρτιά και έξυπνη ψηφιοποίηση

Ένα «γραφείο χωρίς χαρτί» δεν σημαίνει ότι δεν εκτυπώνετε ποτέ τίποτα, αλλά μάλλον ότι το κύριο μέσο για την τεκμηρίωσή σας είναι το ψηφιακό , με το χαρτί να έχει μειωθεί στο ελάχιστο (για παράδειγμα, πρωτότυπα που ο νόμος απαιτεί να φυλάσσονται σε φυσική μορφή).

Μεταξύ των πλεονεκτημάτων της υιοθέτησης αυτής της προσέγγισης είναι η μείωση του κόστους υποδομών και υλικών (αρχειοθήκες, θυρίδες, τετραγωνικά μέτρα, χαρτί, μελάνι, ταχυδρομικές αποστολές), η βελτίωση της ταχύτητας στον εντοπισμό εγγράφων, η δυνατότητα αυτοματοποίησης διαδικασιών και η πολύ μεγαλύτερη κινητικότητα για απομακρυσμένες ή υβριδικές ομάδες.

Για να κάνετε το άλμα, χρειάζεστε, τουλάχιστον, έναν υπολογιστή, έναν σαρωτή και λογισμικό διαχείρισης αρχείων , καθώς και μια στρατηγική αποθήκευσης (τοπική, σε διακομιστή, στο cloud ή συνδυασμό). Και, σχεδόν το πιο σημαντικό, μια αλλαγή νοοτροπίας: την αποδοχή ότι ένα καλά αρχειοθετημένο ψηφιακό έγγραφο έχει την ίδια λειτουργική εγκυρότητα με ένα έντυπο έγγραφο και είναι συχνά πολύ πιο χρήσιμο.

Είναι πολύ συνηθισμένο να υποστηρίζεται αυτό το μοντέλο με υπηρεσίες αποθήκευσης cloud (Google Drive, OneDrive, Dropbox, MEGA, κ.λπ.), σε συνδυασμό με ελεγχόμενο τοπικό χώρο αποθήκευσης. Με αυτόν τον τρόπο, επωφελείστε από την προσβασιμότητα, τη συνεργασία και τα απομακρυσμένα αντίγραφα ασφαλείας, χωρίς να χάνετε τον εσωτερικό έλεγχο.

• Μην χάσεις αυτόν τον οδηγό: Προστασία από ανεπιθύμητα μηνύματα: Έξυπνο φιλτράρισμα επικοινωνίας

Δομή φακέλων και σύμβαση ονομασίας: ο «σκελετός» του αρχείου σας

Η ψηφιοποίηση για χάρη της ψηφιοποίησης δεν λύνει τίποτα αν στη συνέχεια αποθηκεύσετε τα πάντα σε έναν φάκελο που ονομάζεται “Διάφορα” . Χρειάζεστε έναν “σκελετό” αρχειοθέτησης εγγράφων, δηλαδή μια ιεραρχική δομή φακέλων και μια σαφή, απλή και επαναλήψιμη σύμβαση ονομασίας.

Ένα συνηθισμένο παράδειγμα που χρησιμοποιείται σε ΜΜΕ και δικηγορικά γραφεία είναι η δημιουργία κύριων φακέλων για ευρείες περιοχές και, εντός καθεμίας, υποφακέλων για έτος, πελάτη, έργο κ.λπ. Μερικοί τυπικοί φάκελοι μπορεί να είναι:

• Εταιρικά έγγραφα : πράξεις, αριθμός φορολογικού μητρώου (CIF), αριθμός φορολογικού μητρώου (NIF) εκπροσώπων, εγγραφή επιχείρησης, εγγραφή στο Μητρώο Κοινωνικής Ασφάλισης, ασφαλιστήρια συμβόλαια, τραπεζικές συμβάσεις, άδειες, έγγραφα ιδιοκτησίας, συμβολαιογραφικές πράξεις, επίσημα πιστοποιητικά μητρώου κ.λπ. Παρόλο που πολλά από αυτά τα έγγραφα είναι σε έντυπη μορφή, είναι πολύ χρήσιμο να έχετε ψηφιακά αντίγραφα για να μπορείτε να τα στείλετε γρήγορα σε τράπεζες, κυβερνητικές υπηρεσίες ή προμηθευτές.
• Λογιστικά έγγραφα : εκδοθέντα τιμολόγια, εισπραχθέντα τιμολόγια, ταμειακά και τραπεζικά έγγραφα, λογιστικές καταστάσεις, καταχωρίσεις γενικού καθολικού κ.λπ. Συνήθως οργανώνονται ανά οικονομικό έτος (έτος) και, εντός αυτού, ανά τύπο εγγράφου ή μήνα.
• Φορολογικά έγγραφα : δηλώσεις ΦΠΑ, δηλώσεις φόρου εισοδήματος φυσικών προσώπων, δηλώσεις εταιρικού φόρου, ετήσιες συνοπτικές καταστάσεις, ανακοινώσεις από την Εφορία και άλλα φορολογικά έγγραφα. Και εδώ, η οργάνωση ανά οικονομικό έτος είναι η πιο λογική προσέγγιση.
• Έγγραφα απασχόλησης : συμβάσεις, εγγραφές και απολύσεις, μισθοδοσίες, κοινωνική ασφάλιση, βιβλίο εγγραφής, βιβλίο επισκεπτών, επικοινωνίες κοινωνικής ασφάλισης κ.λπ. Και πάλι, οργανωμένα ανά έτος και, συχνά, ανά εργαζόμενο.
• Πελάτες και προμηθευτές : φάκελοι ανά πελάτη και ανά προμηθευτή με παραγγελίες, προσφορές, δελτία παράδοσης, εμπορικές συμβάσεις, σχετικά email, κοινόχρηστα έγγραφα και τιμολόγια.
• Αλληλογραφία και επιχειρηματική τεκμηρίωση : επιστολές, ισχυρισμοί, προσφορές, καμπάνιες, σημαντικά ενημερωτικά δελτία, συνημμένη τεκμηρίωση που αποστέλλεται ή λαμβάνεται και η οποία μπορεί να σας ενδιαφέρει να τη φυλάξετε για αναφορά.

Παράλληλα με τη δομή, είναι σημαντικό να οριστεί μια ομοιογενής ονοματολογία για φακέλους και αρχεία: σύντομα, σαφή και άμεσα ονόματα· χρήση ημερομηνιών σε μορφή ταξινόμησης (π.χ., ΕΕΕΕ-ΜΜ-ΗΗ), συμπερίληψη λέξεων-κλειδιών με νόημα και, προαιρετικά, χρωματικά μοτίβα ή ετικέτες, εάν το επιτρέπει το εργαλείο.

Ένα τυπικό παράδειγμα θα μπορούσε να είναι κάτι όπως το “CLIENT_NAME_2024-06_INVOICE_001.pdf” ή το “PROJECT_PROJECT_X_TECHNICAL_REPORT_v02.docx”. Το σημαντικό είναι ότι, χωρίς να ανοίξετε το αρχείο, μπορείτε να μαντέψετε τι περιέχει και ότι όλα τα μέλη της ομάδας κατανοούν και ακολουθούν το μοτίβο.

Πολιτικές αποθήκευσης και προστατευμένοι φάκελοι

Ένα όμορφο σύστημα δεν είναι αρκετό: πρέπει να ορίσετε πολιτικές αποθήκευσης και δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας που γνωρίζουν και ακολουθούν όλοι στον οργανισμό. Αυτό περιλαμβάνει πού αποθηκεύεται κάθε τύπος αρχείου, τι μπορεί να διαγραφεί και πότε, καθώς και πώς χρησιμοποιούνται οι συσκευές.

Σε τοπικά περιβάλλοντα εργασίας, για παράδειγμα, μπορείτε να αποφασίσετε να αποθηκεύετε μόνο ενεργά έγγραφα σε συγκεκριμένους φακέλους στον υπολογιστή σας, να διαγράφετε περιοδικά παρωχημένα αρχεία και να ανεβάζετε τελικά έγγραφα στον διακομιστή ή στο εταιρικό cloud. Σε ένα δίκτυο, συνιστάται να ορίσετε σαφή κριτήρια για την οργάνωση, τις συμβάσεις ονομασίας, τις περιοχές τμημάτων και τα δικαιώματα διαγραφής που περιορίζονται στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Όσον αφορά τις εξωτερικές συσκευές (μονάδες USB, μονάδες flash, σκληρούς δίσκους) , πολλές εταιρείες δεν συμβουλεύουν τη χρήση τους, εκτός από πολύ συγκεκριμένες περιπτώσεις, λόγω του κινδύνου απώλειας, κλοπής ή κακόβουλου λογισμικού. Εάν χρησιμοποιούνται, θα πρέπει να ελέγχονται τακτικά και να μην γίνονται “αποθηκευτικοί” χώροι αποθήκευσης κρίσιμων πληροφοριών χωρίς αντίγραφα ασφαλείας αλλού.

Για την ενίσχυση της ασφάλειας, τα λειτουργικά συστήματα επιτρέπουν τη δημιουργία προστατευμένων φακέλων χρησιμοποιώντας διάφορες τεχνικές:

• Κωδικοί πρόσβασης : Προστατέψτε τους συμπιεσμένους φακέλους ή συγκεκριμένα έγγραφα με κωδικό πρόσβασης για να αποτρέψετε το άνοιγμά τους από οποιονδήποτε.
• Κρυπτογράφηση περιεχομένου : Κρυπτογραφήστε το περιεχόμενο φακέλων ή ολόκληρων δίσκων, έτσι ώστε μόνο όσοι διαθέτουν το πιστοποιητικό ή τον κωδικό πρόσβασης να έχουν πρόσβαση σε αυτά. Στα Windows, η διαχείριση αυτής της διαδικασίας γίνεται συνήθως από τις Ιδιότητες > Για προχωρημένους > Κρυπτογράφηση περιεχομένου. Στο macOS, με το FileVault, από τις Προτιμήσεις συστήματος > Ασφάλεια και απόρρητο.
• Απόκρυψη αρχείων και φακέλων : Επισήμανση ορισμένων στοιχείων ως κρυφών, ώστε να μην εμφανίζονται σε κοινή θέα στην εξερεύνηση αρχείων. Ωστόσο, η απλή ενεργοποίηση της επιλογής “εμφάνιση κρυφών αρχείων” θα τα αποκαλύψει, επομένως πρόκειται για ένα ελάχιστο επίπεδο συσκότισης, όχι για πραγματική ασφάλεια .

Ορισμένα πάνελ φιλοξενίας και επαγγελματικές λύσεις διαθέτουν επίσης ειδικά εργαλεία για την προστασία καταλόγων με κωδικούς πρόσβασης, κρυπτογράφηση και κανόνες πρόσβασης , κάτι που είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για δεδομένα που φιλοξενούνται σε διακομιστές ιστού ή εσωτερικές εφαρμογές.

• Ρίξε μια ματιά και εδώ: Ο οριστικός οδηγός για την επιδιόρθωση οποιασδήποτε αργής συσκευής Android

Δικαιώματα χρηστών και διαχείριση πρόσβασης

Ένας από τους ακρογωνιαίους λίθους της καλής διαχείρισης αρχείων, είτε πρόκειται για ορατά είτε για κρυφά αρχεία, είναι ο έλεγχος του ποιος μπορεί να προβάλει, να επεξεργαστεί, να διαγράψει ή να εκτελέσει κάθε πόρο . Εδώ είναι που μπαίνουν στο παιχνίδι τα δικαιώματα και οι ρόλοι των χρηστών.

Σε συστήματα όπως τα Windows, το macOS ή οι διαχειριστές αρχείων δικτύου, μπορείτε να εκχωρήσετε διαφορετικά δικαιώματα σε χρήστες και ομάδες: από τον πλήρη έλεγχο (κάτοχους και διαχειριστές), μέσω δικαιωμάτων ανάγνωσης, εγγραφής/τροποποίησης ή εκτέλεσης , έως και πλήρη έλλειψη πρόσβασης.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει, για παράδειγμα, ότι ένας φάκελος με τεκμηρίωση HR είναι προσβάσιμος μόνο στο προσωπικό και τη διοίκηση του HR· ότι οι φάκελοι-πελάτες μπορούν να τροποποιηθούν μόνο από την αρμόδια ομάδα· ότι ορισμένα εργαλεία μπορούν να εγκατασταθούν ή να εκτελεστούν μόνο από διαχειριστές· ή ότι ένας νέος χρήστης εισέρχεται πάντα με έναν ελάχιστο ρόλο πρόσβασης και τον επεκτείνει εάν είναι απαραίτητο.

Για τα Windows, αυτά τα δικαιώματα διαμορφώνονται από τις Ιδιότητες > Ασφάλεια αρχείων και φακέλων , ενώ στο macOS η διαχείρισή τους γίνεται από το παράθυρο πληροφοριών (CMD+I) στην ενότητα “Κοινή χρήση και δικαιώματα”. Σε εταιρικές εφαρμογές και εταιρικά cloud, συνήθως ορίζονται ρόλοι (διαχειριστής, συντάκτης, μόνο για ανάγνωση, επισκέπτης) με προκαθορισμένα δικαιώματα.

Αποθήκευση στο cloud: πλεονεκτήματα, κίνδυνοι και επιλογή υπηρεσίας

Η αποθήκευση αρχείων στο cloud είναι πλέον συνηθισμένη: Το Google Drive, το OneDrive, το Dropbox, το MEGA και άλλες υπηρεσίες σάς επιτρέπουν να αποθηκεύετε έγγραφα, να τα μοιράζεστε και να εργάζεστε από κοινού χωρίς να εξαρτάστε από έναν μόνο υπολογιστή ή φυσικό διακομιστή.

Σε επιχειρηματικά περιβάλλοντα, ωστόσο, το να τα «έχετε στο cloud» δεν αρκεί. Απαιτείται μια σαφής στρατηγική χρήσης : τι μεταφορτώνεται, ποιος έχει πρόσβαση σε αυτό, πώς οργανώνεται, τι κοινοποιείται σε τρίτους, τι δημιουργείται ξεχωριστά αντίγραφα ασφαλείας και τι συμβαίνει εάν ο πάροχος αποφασίσει να αποτύχει ή να ακυρώσει τον λογαριασμό.

Κατά την αξιολόγηση μιας υπηρεσίας αποθήκευσης στο cloud, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη πολλά βασικά σημεία:

• Μέτρα ασφαλείας : κρυπτογράφηση κατά τη μεταφορά (HTTPS) και σε κατάσταση αδράνειας, τείχη προστασίας, συστήματα ανίχνευσης εισβολών, έλεγχος ταυτότητας δύο βημάτων, εργαλεία ελέγχου πρόσβασης και δραστηριότητας, κ.λπ.
• Έλεγχος πρόσβασης και δικαιωμάτων : δυνατότητα παραχώρησης πρόσβασης μόνο σε συγκεκριμένους χρήστες, περιορισμού δικαιωμάτων ανάγνωσης/επεξεργασίας, περιορισμού λήψεων, λήξης συνδέσμων και ανάκλησης πρόσβασης.
• Τοποθεσία και κανονισμοί : πού φιλοξενούνται τα δεδομένα (ΕΕ, ΗΠΑ, άλλες χώρες) και ποια νομοθεσία ισχύει. Για τις επιχειρήσεις που υπόκεινται στον ΓΚΠΔ, είναι ζωτικής σημασίας ο πάροχος να συμμορφώνεται με τους ευρωπαϊκούς κανονισμούς ή να διαθέτει επαρκείς εγγυήσεις.
• Σχέδια, κόστος και επεκτασιμότητα : πόσο χώρο χρειάζεστε τώρα, πώς θα αυξηθεί η χρήση σας, αν αξίζει τον κόπο ένα περιορισμένο δωρεάν πρόγραμμα ή ένα πρόγραμμα επί πληρωμή με κεντρική διαχείριση, διαχείριση πολλαπλών χρηστών και υποστήριξη.
• Ενσωματώσεις και ευκολία χρήσης : ενσωμάτωση με σουίτες γραφείου (Google Workspace, Microsoft 365), με εφαρμογές παραγωγικότητας, CRM, διαχειριστές έργων και ότι είναι αρκετά εύκολο στη χρήση ώστε η ομάδα να το υιοθετήσει χωρίς αντίσταση.

Η χρήση πολλαπλών παρόχων ταυτόχρονα χωρίς σαφή στρατηγική μπορεί να οδηγήσει σε απώλεια της εικόνας για το πού βρίσκονται τα πάντα. Ιδανικά, θα πρέπει να τυποποιήσετε μία ή δύο κύριες υπηρεσίες, να ορίσετε τη χρήση τους και να αποτρέψετε κάθε τμήμα από το να δημιουργήσει το δικό του “cloud” χωρίς να συμβουλευτεί κανέναν.

Gmail, Google Drive και το πρόβλημα του κοινόχρηστου χώρου αποθήκευσης

Ένα πολύ συγκεκριμένο, αλλά εξαιρετικά συνηθισμένο, παράδειγμα είναι η εξάντληση του χώρου στο Gmail . Το δωρεάν όριο των 15 GB μοιράζεται μεταξύ του Gmail, του Google Drive και του Google Photos. Δηλαδή, τα email, τα συνημμένα, τα έγγραφα στο Drive και τα αντίγραφα ασφαλείας φωτογραφιών ανταγωνίζονται για τον ίδιο χώρο, όπως και τα τοπικά αντίγραφα εφαρμογών όπως το WhatsApp.

Σχετικό άρθρο:

Πώς να εντοπίσετε και να διαγράψετε κρυφά αρχεία ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο Android

Όταν εξαντλείται ο αποθηκευτικός σας χώρος, οι συνέπειες είναι άμεσες: Το Gmail σταματά να στέλνει και να λαμβάνει email , το Google Drive σταματά να σας επιτρέπει να ανεβάζετε νέα αρχεία, το Google Photos σταματά να συγχρονίζεται και δεν μπορείτε να δημιουργήσετε νέα έγγραφα στα Έγγραφα Google, τα Υπολογιστικά Φύλλα κ.λπ. Εάν υπερβείτε το όριο για δύο χρόνια, η Google ενδέχεται ακόμη και να διαγράψει οριστικά το περιεχόμενό σας.

Για να κατανοήσετε τι καταλαμβάνει χώρο, η Google προσφέρει το Storage Manager του Google One , το οποίο περιγράφει λεπτομερώς πόσο χώρο καταναλώνουν τα Gmail, Drive και Photos και προτείνει ενέργειες καθαρισμού (ανεπιθύμητα μηνύματα, σκουπίδια, email με μεγάλα συνημμένα, φωτογραφίες και βίντεο με μεγάλο όγκο κ.λπ.).

Ένας από τους μεγαλύτερους ενόχους είναι συχνά τα μεγάλα συνημμένα σε παλαιότερα email . Στο Gmail, μπορείτε να τα βρείτε με αναζητήσεις όπως “has:attachment larger:10M” ή “larger:25M”, σε συνδυασμό με φίλτρα ηλικίας (“older_than:2y”). Μπορείτε επίσης να κάνετε αναζήτηση κατά τύπο αρχείου, για παράδειγμα, “filename:.pdf larger:5M”. Αφού εντοπίσετε αυτά τα email, μπορείτε να τα διαγράψετε μαζικά (επιλέγοντας “Επιλογή όλων των συνομιλιών που ταιριάζουν με αυτήν την αναζήτηση”) και, πολύ σημαντικό, να αδειάσετε τους φακέλους Κάδος απορριμμάτων και Ανεπιθύμητα , επειδή ο χώρος δεν θα ελευθερωθεί μέχρι να το κάνετε εσείς.

Μια άλλη σημαντική σπατάλη χώρου είναι τα διαφημιστικά email και τα ενημερωτικά δελτία , τα οποία συσσωρεύονται για χρόνια χωρίς να παρέχουν καμία αξία. Το φιλτράρισμα κατά “label:promotions” και η διαγραφή παλιών μηνυμάτων από συγκεκριμένους αποστολείς (“from:amazon.com older_than:1y”, για παράδειγμα) συνήθως απελευθερώνει gigabyte σε λίγα μόνο λεπτά.

Η αρχειοθέτηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail είναι χρήσιμη για την αποσυμφόρηση των εισερχομένων σας, αλλά δεν απελευθερώνει χώρο αποθήκευσης : απλώς μετακινούνται στην ενότητα “Όλα τα μηνύματα” και εξακολουθούν να υπολογίζονται στο όριό σας. Αν θέλετε να ελευθερώσετε χώρο, πρέπει να διαγράψετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να αδειάσετε τον κάδο απορριμμάτων.

Αυτοματοποίηση και πρόβλεψη: φίλτρα, ετικέτες και καλές συνήθειες

Ένας μαζικός καθαρισμός μπορεί να σας βγάλει από μια δύσκολη θέση, αλλά αν θέλετε να σταματήσετε να ζείτε σε κατάσταση κρίσης, πρέπει να αυτοματοποιήσετε και να αλλάξετε τις συνήθειές σας . Στο Gmail και σε άλλες πλατφόρμες email, μπορείτε να δημιουργήσετε φίλτρα που ταξινομούν, αρχειοθετούν ή διαγράφουν αυτόματα συγκεκριμένα μηνύματα: παλιά ενημερωτικά δελτία, διαφημιστικά email, ειδοποιήσεις συστήματος κ.λπ. Για κινητές συσκευές, υπάρχουν επίσης εφαρμογές που βοηθούν στον καθαρισμό του αποθηκευτικού χώρου και στη βελτίωση της απόδοσης.

Για παράδειγμα, ένα φίλτρο που στέλνει όλα τα email από ένα συγκεκριμένο ενημερωτικό δελτίο απευθείας σε μια συγκεκριμένη ετικέτα ή που επισημαίνει ως αναγνωσμένα και αρχειοθετεί τα email ειδοποιήσεων push που θέλετε να ελέγχετε μόνο περιστασιακά. Μπορείτε επίσης να εφαρμόσετε φίλτρα σε υπάρχοντα email για να διευκολύνετε τους τακτικούς καθαρισμούς.

Ένα άλλο ισχυρό εργαλείο είναι οι ετικέτες με χρωματική κωδικοποίηση , οι οποίες σας επιτρέπουν να κατηγοριοποιείτε τα μηνύματα ανά έργο, πελάτη, τύπο εργασίας ή επείγον (κόκκινο για σήμερα, πορτοκαλί για αυτήν την εβδομάδα, κίτρινο για αυτόν τον μήνα, κ.λπ.). Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς φακέλους, ένα email μπορεί να έχει πολλαπλές ετικέτες χωρίς διπλές επιγραφές, κάτι που ευθυγραμμίζεται απόλυτα με τον τρόπο που εργαζόμαστε στην πραγματικότητα.

Ταυτόχρονα, είναι καλή ιδέα να επανεξετάσετε και να καθαρίσετε τις συνδρομές σας: κάθε ενημερωτικό δελτίο που δεν διαβάζετε είναι σπατάλη χώρου και θόρυβος που πνίγει τα σημαντικά email. Η αδίστακτη διαγραφή από ενημερωτικά δελτία που δεν σας προσφέρουν πλέον τίποτα είναι μια από τις καλύτερες επενδύσεις χρόνου που μπορείτε να κάνετε στη διαχείριση email.

Αντίγραφα ασφαλείας: η ασφάλιση καταστροφών σας

Όσο καλά κι αν οργανώνετε τα δεδομένα σας, χωρίς τακτικά αντίγραφα ασφαλείας, είστε μόνο ένα λάθος μακριά από το να χάσετε τα πάντα . Τυχαία διαγραφή, ransomware, ένας προβληματικός σκληρός δίσκος, ένας παραβιασμένος λογαριασμός… Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι το δίχτυ ασφαλείας που κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια τρομάρα και μια τραγωδία.

Η σύσταση είναι να εφαρμόσετε τον γνωστό κανόνα 3-2-1 : τουλάχιστον τρία αντίγραφα των δεδομένων σας, σε δύο διαφορετικά μέσα (για παράδειγμα, τοπικό διακομιστή και cloud) και ένα αντίγραφο εκτός της κύριας τοποθεσίας (άλλο cloud, κέντρο δεδομένων, δίσκος αποθηκευμένος σε άλλη τοποθεσία, κ.λπ.).

Στα Windows, μπορείτε να διαμορφώσετε αντίγραφα ασφαλείας στον Πίνακα Ελέγχου (Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και επαναφορά) και στο macOS, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Time Machine και άλλα εργαλεία. Για φιλοξενία και διακομιστές, πολλοί πάροχοι προσφέρουν αυτόματα αντίγραφα ασφαλείας αυτοεξυπηρέτησης , επιτρέποντάς σας να επαναφέρετε γρήγορα αρχεία, βάσεις δεδομένων ή ολόκληρους ιστότοπους σε συγκεκριμένες ημερομηνίες.

Εάν χρησιμοποιείτε υπηρεσίες cloud όπως το Dropbox, το OneDrive ή παρόμοιες, μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από τις λειτουργίες διαχείρισης εκδόσεων και ανάκτησης διαγραμμένων αρχείων , οι οποίες προσθέτουν ένα ακόμη επίπεδο ασφάλειας έναντι ανθρώπινου λάθους. Το κλειδί είναι ότι τα αντίγραφα ασφαλείας εκτελούνται αυτόματα και τακτικά. Εάν εξαρτώνται από την απομνημόνευση από κάποιον, τελικά θα αποτύχουν.

Ασφάλεια, προσωπικά δεδομένα και επίπεδο προστασίας

Όταν διαχειρίζεστε αρχεία που περιέχουν προσωπικά δεδομένα (πελάτες, εργαζόμενοι, χρήστες, συνδρομητές, συνεργάτες κ.λπ.), τίθεται σε εφαρμογή ο ΓΚΠΔ και όλοι οι κανονισμοί προστασίας δεδομένων. Δεν πρόκειται μόνο για την ορθή αποθήκευση των εγγράφων, αλλά και για τη διασφάλιση ότι η επεξεργασία είναι νόμιμη, ασφαλής και αναλογική .

Μεταξύ άλλων, πρέπει να ταξινομείτε τα δεδομένα ανάλογα με την ευαισθησία τους, να εφαρμόζετε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα (κρυπτογράφηση, ισχυρούς κωδικούς πρόσβασης, έλεγχο πρόσβασης, αρχεία καταγραφής δραστηριοτήτων, εκπαίδευση προσωπικού), να ρυθμίζετε την πρόσβαση τρίτων (συμβούλων, προμηθευτών, υπηρεσιών cloud) μέσω συμφωνιών επεξεργασίας και να έχετε θεσπίσει διαδικασίες για την αντιμετώπιση των δικαιωμάτων των ενδιαφερόμενων μερών (πρόσβαση, διόρθωση, διαγραφή κ.λπ.).

Αυτό επηρεάζει άμεσα τον τρόπο οργάνωσης του αρχείου εγγράφων σας: ποια έγγραφα αποθηκεύονται σε προστατευμένους φακέλους, ποιος έχει δικαίωμα πρόσβασης σε αυτά, για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται, πώς καταστρέφονται όταν δεν χρειάζονται πλέον και ποιοι μηχανισμοί υπάρχουν για την εξαγωγή ή την ανάγνωσή τους με οργανωμένο τρόπο.

Ανάθεση διαχείρισης αρχείων: ο ρόλος της εικονικής γραμματείας

Σε πολλές μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις (ΜΜΕ) και ατομικές επιχειρήσεις, το πρόβλημα δεν είναι να γνωρίζουμε τι πρέπει να γίνει, αλλά μάλλον να έχουμε τον χρόνο και τη μέθοδο για να το κάνουμε . Η ταξινόμηση, η ψηφιοποίηση, η αρχειοθέτηση, ο καθαρισμός και η αποστολή εγγράφων καταναλώνουν ώρες που συνήθως δεν αποτελούν μέρος του 20% των εργασιών που παράγουν το 80% των αποτελεσμάτων.

Μια ολοένα και πιο συνηθισμένη επιλογή είναι η ανάθεση της διαχείρισης του αρχείου εγγράφων σε έναν εικονικό βοηθό ή σε έναν εξειδικευμένο επαγγελματία . Αυτό το άτομο είναι υπεύθυνο για τη συλλογή εγγράφων, την ψηφιοποίησή τους, την επισήμανσή τους, την αποθήκευσή τους στο κατάλληλο μέρος, τη διατήρηση της δομής των φακέλων, την εφαρμογή πολιτικών διατήρησης και την αναζήτηση και αποστολή τεκμηρίωσης σε πελάτες, προμηθευτές, τράπεζες ή συμβούλους, όταν είναι απαραίτητο.

Για να λειτουργήσει, είναι απαραίτητο να οριστεί μια σαφής μέθοδος και πρωτόκολλο εργασίας : τι καταχωρείται στο αρχείο, πώς αποφασίζεται σε ποιον φάκελο καταχωρείται, ποιο όνομα θα έχει, τι διατηρείται, τι καταστρέφεται και πώς χειρίζονται τα εμπιστευτικά έγγραφα. Μόλις οριστεί το σύστημα, το αρμόδιο άτομο πρέπει να έχει επαρκή αυτονομία για να το διαχειριστεί επαγγελματικά.

Το αποτέλεσμα είναι συνήθως περισσότερος χρόνος για στρατηγικές εργασίες, λιγότερο άγχος, καλύτερη αίσθηση ελέγχου και πολύ πιο ευέλικτη αντίδραση όταν ένας πελάτης, τράπεζα ή κυβερνητική υπηρεσία σας ζητά ένα έγγραφο «για χθες».

Με συνεπή κατηγοριοποίηση, ορθές πρακτικές ασφαλείας, έξυπνη χρήση του cloud, καλά σχεδιασμένα αντίγραφα ασφαλείας και, εάν χρειάζεται, εξωτερική υποστήριξη για την ομαλή λειτουργία του συστήματος, η διαχείριση του χώρου αποθήκευσης (συμπεριλαμβανομένων των κρυφών αρχείων που θα βρίσκονται πλέον υπό έλεγχο) μετατρέπεται από μια συνεχή πηγή χάους και πονοκεφάλων σε μια σταθερή βάση για την παραγωγικότητα και την ασφάλεια της επιχείρησής σας. Κοινοποιήστε αυτές τις πληροφορίες, ώστε περισσότεροι άνθρωποι να μπορούν να μάθουν για αυτό το θέμα .